Leitfaden – Gelangensbestätigung

Eine Gelangensbestätigung ist, neben der Umsatzsteuer-Identnummer (USt-ID-Nummer), erforderlich, damit Umsätze in der EU, nach außerhalb des deutschen Steuergebiets, steuerfrei erfolgen können.

Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Die Prüfung der Umsatzsteuer-ID-Nummer kann wie folgt erfolgen:

Bei einer Ausfuhr erfolgt der zoll- und steuerrechtliche Ausfuhrnachweis durch die Vorlage des Ausgangsvermerks. Eine Umsatzsteuer-ID-Prüfung ist hier nicht erforderlich.

Nachweise für das Gelangen der Ware

Wenngleich die Kommission der Europäischen Union vorgegeben hat, dass ein einziger Nachweis und die Kopie der Rechnung nicht mehr ausreichen, um steuerrechtlich das Gelangen zu belegen, wird in Deutschland weiterhin ein einziger Nachweis zum Gelangen anerkannt. In einigen anderen Mitgliedsstaaten sind zwei sich nicht widersprechende Nachweise erforderlich.

Somit gilt als Nachweis die Kombination aus Rechnung und Gelangensbestätigung. Als weitere Nachweise gelten unter anderem:

  • Versendungsbeleg / vom Auftraggeber und Empfänger der Ware unterzeichneter Frachtbrief oder Konnossement
  • Spediteursbescheinigung (Name und Anschrift des Spediteurs und des liefernden Unternehmens, Menge, Bezeichnung der Ware, Empfänger und Bestimmungsort in der EU, Monat der Beförderungsbeendigung, Versicherung des Spediteurs, Unterschrift)
  • Auftragserteilung und Track-and-Trace-Protokoll
  • Bei Postsendungen: Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters und Nachweis der Bezahlung
  • Verbringungsversicherung des Spediteurs und Nachweis der Entrichtung der Gegenleistung (nicht ausreichend bei Bargeschäften)
  • Bestätigung der Abgangsstelle der innergemeinschaftlichen Lieferung nach Erledigung des Versandverfahrens

Digitaler Gelangensnachweis

Ein Gelangensnachweis kann auch digital erstellt werden. Ein Formularvorschlag, der rechtlich nicht verbindlich ist, aber die erforderlichen Inhalte verdeutlicht, ist hier abrufbar:
Formular Gelangensbestätigung (BMF).

Wichtig ist, dass das finale Gelangen – auch über Alternativnachweise – letztlich durch eine natürliche Person bestätigt wird, die die Ware beim Empfänger tatsächlich angenommen hat.

Verantwortung und Pflichten

Die Lieferbedingungen (z. B. Incoterms) haben keinen Einfluss auf die Verpflichtung zur Einholung eines Gelangensnachweises oder Alternativnachweises. Nur wenn eine Rechnung mit Umsatzsteuer ausgestellt wird, entfällt die Pflicht zum Nachweis.

Zu beachten ist, dass in anderen Mitgliedsstaaten unterschiedliche Nachweisführungen und Verantwortlichkeiten bestehen. Welche Nachweise anerkannt werden, richtet sich grundsätzlich nach dem nationalen Recht des Unternehmenssitzes des liefernden Vertragspartners.

Reihen- und Dreiecksgeschäfte sind jeweils individuell zu prüfen. Eine detaillierte Fallbetrachtung kann im Rahmen des folgenden Seminars erfolgen:
Seminar „Gelangensbestätigung & Gelangensvermutung“.

Digitales Gelangensbestätigungsportal

Zur Entlastung der liefernden und empfangenden Unternehmen wird empfohlen, die Einholung der Nachweise digital über ein Gelangensbestätigungsportal abzuwickeln.

Link zur Portalpräsentation:
YouTube – Portalvorstellung

Über Schnittstellen können Daten aus dem Warenwirtschaftssystem in das Portal eingelesen und verarbeitet werden.

Unterstützung zur Gelangensbestätigung

Wenn Sie zum Thema Gelangensbestätigung Unterstützung benötigen, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung: